Приглашаем выпускников:

Приемная комиссия:

Правила оформления реквизитов документов. Реквизиты: адрес, дата, индекс, виза, заголовок, подпись

Чтобы правильно составлять документы, необходимо знать правила оформления реквизитов, которые мы рассмотрим здесь.

Реквизит "адрес" - местонахождение учреждения, организации или лица, которому направляется документ. Элементами реквизита "адрес" согласно почтовым правилам Министерства связи являются: почтовый индекс, область, край, город (село, деревня), улица, дом (корпус), квартира, комната или офис.

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: обл., г., пос., с., р-н, ул. и т.д.

Адресат - учреждение или организация, которым направлен документ. Месторасположение адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках на бланке. Правила оформления реквизита "адресат":

1. Печатается с четвертого положения табулятора через один межстрочный интервал с полутора - двумя интервалами между составными частями реквизита.

2. Каждая составная часть реквизита "адресат" (элемент) должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк реквизита знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки препинания сохраняются. Элементы реквизита "адресат":

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

должность;

фамилия и инициалы должностного лица, которому направлен документ;

почтовый адрес.

Предлагаем конкретные варианты оформления реквизита "адресат". Если документ направляется в структурное подразделение организации, то название организации и структурного подразделения пишется в именительном падеже, фамилия должностного лица - в дательном:

					Нижнетагильский
					металлургический завод
					Отдел сбыта
					г. Кошкину И.М.

Если документ направляется в несколько однородных организаций, то адресат указывают обобщенно:

					Директорам училищ
					Директорам школ

Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации включается в состав должности адресата:

					Директору 
					металлургического завода
					г-ну Иванову И.И.
					624200, г. Нижний Тагил,
					ул. Ленина, д. 16

Если документ адресован частному лицу, то адрес, где проживает это лицо, печатается вначале, а затем указываются фамилия и инициалы:

					645789, г. Новосибирск,
					ул. Парковая, д. 13, кв.5
					г-ну Петрову В.Н.

Реквизит "дата" - обязательный реквизит документов, составная часть его поискового признака. Датой документа является: или дата его подписания, или дата принятия, или дата утверждения, или дата составления, или дата события (для протоколов).

Правила оформления реквизита "дата":

1. Оформляется дата тремя парами арабских цифр, разделенных точками, например: 01.09.97.
2. Дата оформляется от границы левого поля, через 2 интервала после названия вида документа, подписи.

В текстах документов допускается использовать словесно - цифровой способ оформления: 10 мая 2008 года, 10 мая 2008 г.

Индекс - это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывает место его составления и хранения. Индекс проставляется на одной строке с датой документа или в регистрационном штампе при поступлении документа. Для внутренних документов индексом является их порядковый номер в пределах календарного года. Элементы индекса для исходящих документов:

1. индекс структурного подразделения, составившего документ;
2. номер дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа;
3. порядковый номер регистрации.

Например: 04 - 02/105, где

04 - индекс структурного подразделения;

02 - номер по номенклатуре дел;

105 - порядковый регистрационный номер документа.

На приложениях индексы не ставятся.

Реквизит "виза" используется для внутреннего согласования документа и ознакомления с ним. Элементы реквизита "виза":

1. личная подпись;
2. расшифровка подписи;
3. дата визирования;
4. наименование должности визирующего.

Например:

Юрист
л/п И.О. Семенов
31.01.98

Виза располагается ниже реквизита "подпись". Отказываться от визирования, делать какие-либо исправления не допускается. Если имеются замечания или дополнения к проекту, то они излагаются на отдельном листе, а виза оформляется следующим образом:

С п. 1 не согласен
л/п И.О.Семенов
31.01.98

Виза ознакомления - подтверждение факта ознакомления с документом работника предприятия. Оформляется следующим образом:

С приказом ознакомлен:		л/п		31.01.98

Реквизит "заголовок" сущностное, смысловое выражение содержания текста документа, данное в краткой форме в самом его начале. Правила оформления реквизита "заголовок":

1. краткость, четкость;
2. заголовок не должен превышать более двух строк;
3. длина строки не должна превышать 24 печатных знаков;
4. строки пишутся через один интервал, без переносов и знаков препинания на конце;
5. до заголовка и после него необходимо пропустить 2-4 интервала.

Пример заголовка:

Об информационном обеспечении

Реквизит "подпись" содержит наименование должности лица, подписывающего документ, личную подпись и её расшифровку. Правила оформления реквизита "подпись":

1. название должности пишется от левого поля до третьего положения табулятора;
2. расшифровка подписи (И.О.Ф.) печатается от шестого положения табулятора до границы правого поля.

Пример оформления реквизита "подпись":

Директор АО "Атлет"                   л/п                    И.О. Качков

Если документ подписывают несколько должностных лиц, то подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Директор АО "Атлет"                  л/п                     И.О. Качков
Главный бухгалтер                    л/п                     И.И. Манина

Если документ подписывают несколько равнозначных должностных лиц, то их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Юрист                                                     Юрист
л/п И.О. Семенов                                          л/п И.О. Сомов

Реквизит "подпись" отделяется от текста 2-4-мя интервалами.

Реквизит "резолюция" содержит конкретные указания руководителя предприятия или организации со сроками их исполнения и ответственного за исполнение должностного лица. Резолюцию накладывают, а не пишут. Это есть официально употребляемый термин, характеризующий её сущность, заключающуюся в отношении должности и документа. Элементы "резолюции":

1. фамилия исполнителя, должность;
2. конкретные указания;
3. срок исполнения;
4. подпись руководителя;
5. дата наложения резолюции.

Правила оформления реквизита "резолюция":

1. Резолюция пишется от руки;
2. Резолюция располагается между адресатом и текстом.

Пример оформления резолюции:

					Петрову А.А.
					Прошу составить план
					разработки и внедрения
					программы по логике к
					01.02.98
					л/п 03.01.98

Реквизит "гриф утверждения" необходим для утверждения организационных документов. Элементы реквизита "гриф утверждения":

1. слово "УТВЕРЖДАЮ";
2. наименование должности лица, утверждающего документ;
3. его личная подпись;
4. расшифровка подписи;
5. дата.

Правила оформления реквизита "гриф утверждения":

1. оформляется с пятого положения табулятора в правом верхнем углу документа;
2. элементы реквизита "гриф утверждения" отделяются друг от друга 1,5-2-мя интервалами;
3. инициалы и фамилия оформляются с шестого положения табулятора.

Пример оформления реквизита "гриф утверждения":

					УТВЕРЖДАЮ
					Директор школы № 321
					л/п  Н.К. Кузьмина
					12.11.99

Реквизит "гриф согласования" означает, что проект документа согласован со всеми заинтересованными должностными лицами или с нормативным документом. Реквизит "гриф согласования" состоит:

1. из слова "СОГЛАСОВАНО" (от границы левого поля);
2. наименования должности лица, с которым согласовывается документ (от левого поля);
3. личной подписи (от левого поля);
4. расшифровки подписи (от второго положения табулятора);
5. даты (от левого поля).

Пример оформления реквизита "гриф согласования":

СОГЛАСОВАНО
Юрист
л/п  И.О. Семенов
31.01.98

Согласование может производиться коллегиальным органом. В этом случае гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Протокол
собрание акционеров
31.01.98  № 15

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от нулевого и пятого положений табулятора. Например:

СОГЛАСОВАНО					СОГЛАСОВАНО
Юрист						Юрист
л/п И.О.Семенов					л/п О.И.Жуков
31.01.98						31.01.98

При заверении копии документа проставляется реквизит "заверение копии". Элементы реквизита "заверение копии":

1. заверительная надпись "ВЕРНО" (от границы левого поля);
2. наименование должности лица, заверившего копию (от границы левого поля);
3. личная подпись (от третьего положения табулятора до пятого);
4. расшифровка подписи (от пятого положения табулятора до границы правого поля);
5. Дата заверения (от границы левого поля).

Пример оформления реквизита "заверение копии":

Верно.
Секретарь - референт		л/п		И.К. Конторкина
13.12.97

Реквизит "Исполнитель" показывает составителя документа и номер его служебного телефона. Элементы реквизита "Исполнитель":

1. фамилия составителя документа;
2. номер его служебного телефона.

Пример оформления реквизита "Исполнитель":

		Семенов			455-64-35

Реквизит "отметка о поступлении" проставляется при поступлении документа в организацию. Элементы реквизита "отметка о поступлении":

1. сокращенное название организации;
2. дата поступления;
3. индекс.

Пример оформления реквизита "отметка о поступлении":

						АО "Атлет"
						13.03.98
						№ 32

Реквизит "отметка о переносе данных на машинный носитель" означает, что данный документ перенесен в компьютер. Элементы реквизита "отметка о переносе данных на машинный носитель":

1. название файла;
2. фамилия сотрудника, вводившего информацию;
3. дата.

Пример оформления реквизита "отметка о переносе данных на машинный носитель":

						plan 1.doc
						А.В. Пушкина
						13.12.97

документы необходимые для поступления

1. Заявление
2. Аттестат (подлинник)
3. Паспорт или свидетельство о рождении (копия)
4. Медицинская справка (форма 086/у) с выпиской о прививках
5. Фотографии 3x4 (6 штук)
6. Справка с места жительства с указанием состава семьи
7. Папка - скоросшиватель, 2 файла

Зачисление производится на основе заключения договора

1. без вступительных экзаменов
2. обучение бесплатное
3. бесплатное питание
4. стипендия, льготы сиротам
5. возможность продолжить обучение по сокращенным программам КТЭТ и КТК

Полезные ссылки