Приглашаем выпускников:

Приемная комиссия:

Бланки документов и требования, предъявляемые к ним

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с воспроизведёнными типографским способом постоянными элементами.

Рассмотрим требования, которые предъявляются к бланкам документов. Основные требования к бланку определены ГОСТом Р 6.30-2003.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки каждого вида могут устанавливаться с угловым и продольным расположениями реквизитов. Продольное расположение реквизитов предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой. Угловое расположение реквизитов предполагает расположение реквизитов документа в верхней левой части листа.

Чаще всего используют угловое расположение реквизитов. Предприятиям, сотрудничающим с зарубежными партнерами, необходимы бланки с дублированием реквизитов на языке партнера. В таком случае при угловом расположении реквизитов на бланке в левой верхней части печатаются реквизиты на русском, а справа - на языке партнера. При продольном расположении реквизитов бланка наименование организации сначала печатают на русском языке, а потом - на языке иностранного партнера.

Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации помещаются на бланке документа в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации и правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Бланки с Государственным гербом в соответствии с Постановлением правительства Российской Федерации от 27.12.95 № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" изготавливаются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию, и являются документами строгой отчётности. Помещать изображение Государственного герба на бланке имеют право только федеральные государственные органы и учреждения, определённые Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050. Следовательно, бланк с изображением Государственного герба не может быть заложен в шаблон компьютера, а только заказан в типографии. Аналогичные требования предъявляются к бланкам с изображением герба субъектов Российской Федерации. На бланке может быть или герб России или герб субъекта Федерации, но не два герба одновременно.

Учреждения, организации, фирмы часто размещают на бланке свою эмблему. Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы. Обычно в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Размеры эмблемы не ограничены и она может представлять собой рисунок, включать стилизованное название корпорации, объединения, фирмы или графически оформленное буквенное сокращение названия фирмы. Эмблема улучшает эстетический вид бланка, но не заменяет наименования организации.

Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации (при продольном бланке эмблема размещается в середине верхнего поля, а при угловом - центрируется по отношению к названию организации) или на левом поле бланка на уровне названия организации. Если имеется эталонное изображение эмблемы организации в виде графического файла, оно используется для помещения эмблемы на бланк. В противном случае эмблема сканируется и полученное изображение помещается на выбранное место.

Следует помнить, что стандартный документ, распечатанный вместе с изображением бланка на принтере, не защищён от подделки. Наличие оттиска печати также не является гарантией подлинности документа, так как легко имитируется стандартными офисными средствами (сканер + цветной принтер). Поэтому для наиболее важных документов используются бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки типографски нумеруются. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться. Однако и в этом случае оригинал - макет бланка, передаваемый в типографию, может создаваться с помощью компьютера.

Для менее ответственных случаев изображение бланка документа может печататься вместе с документом и входить в шаблон документа. Стандартный лазерный принтер, используемый сегодня в офисе (разрешение 600 dpi) даёт достаточно хорошее качество для изображения бланка, включающего такие графические элементы, как эмблема организации.

Создав эмблему, ниже размещают наименование организации, которое должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах (уставе, учредительном договоре, положении). Вместе с наименованием организации указывают и наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит (если это закреплено в учредительных документах). В тех случаях, когда в учредительных документах организации приведено и сокращенное наименование, оно может быть помещено в бланк ниже полного наименования.

Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно включено в учредительные документы. Наименование на иностранном языке пишется ниже наименования на русском. Однако на практике чаще всего в таких случаях используется продольный бланк с указанием наименования организации на двух языках на одном уровне.

Ниже названия организации может помещаться наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации. Название подразделения или филиала помещается в том случае, если они являются автором документа. Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию. Например, президент корпорации может иметь именной бланк. Наименование должности помещается ниже наименования организации.

В организации могут быть созданы следующие типы бланков:

1. общий бланк - бланк организации или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма);
2. бланк конкретного вида документа (кроме письма);
3. бланк для письма;
4. должностной бланк (бланк должностного лица).

Бланк для письма имеет свои особенности. Так как письмо предполагает переписку, в этом бланке должны присутствовать справочные данные об организации (соответственно отсутствует указание на вид документа и место составления).

Справочные данные об организации включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и WWW - страницы фирмы, другие сведения. В состав справочных данных может включаться номер государственной регистрации организации, номер лицензии на ту или иную деятельность и т.п.

В общем бланке на месте справочных данных указывается вид документа.

В любом бланке предусматривается место для даты и регистрационного номера документа. Дата документа оформляется тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 1 января 2009 г. следует писать 01.01.09. В информационных системах и базах данных должно использоваться полное представление года: 01.01.2009.

Официальной датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата принятия решения. Если авторами документа являются две или более организации, официальной датой документа является более поздняя дата подписания.

В документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно - цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например, 15 мая 2009 г.

На одном уровне с датой располагают регистрационный индекс документа. Он состоит из порядкового номера документа, который может дополняться индексами подразделения, классификатора вопросов деятельности, исполнителей, дела по номенклатуре дел и др. Регистрационный номер проставляется после обязательной регистрации документа в регистрационной системе, используемой в организации.

Часто документы, создаваемые в организации, являются ответом на поступивший документ. Поэтому ниже даты и номера документа в бланке для письма предусматривается место для ссылки на номер и дату документа - запроса, поступившего в организацию. Эти сведения приводятся для удобства пользования, установления информационного единства и оперативности поиска связанных документов. Ссылка на номер и дату проставляется в письмах - ответах, при исполнении поручений и т.п.

В общем бланке на месте ссылки проставляется место составления или издания документа (город). Оно указывается в том случае, если не включено в название организации. Например, ОАО "Пермские авиамоторы" не указывает на бланке "г. Пермь", но ОАО "Шарикоподшипник" должно указать на бланке место составления документа - "Москва".

Перед городами Москва и Санкт-Петербург буква "г." не ставится. При создании бланков организации с угловым расположением реквизитов следует иметь в виду, что угловые рамки под изображением бланка докмента ограничивают место для заголовка.

Заголовок документа включает краткое содержание документа, точно передающее основной вопрос и характер действия. Поскольку угловые рамки для ограничения места, занимаемого реквизитом "заголовок", рассчитаны на машинописное заполнение бланка, в электронных документах угловые рамки часто не преусматриваются, а ограничение места, занимаемого заголовком, достигается путем оформления соответствующего абзаца шаблона документа или создания стиля "заголовок " со следующими параметрами: абзацный отступ (первая строка) - нет, правый отступ - 9 см, одинарный межстрочный интервал, выравнивание по левому краю.

На первой странице документа может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (для служебного пользования, конфиденциально и др.). Гриф ограничения доступа проставляется в соответствии с действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

Для отправляемых документов в правой верхней части указывается адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в именительном падеже. Должность лица, которому адресуется документ, указывается в дательном падеже.

Некоторые документы являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами. Например, бухгалтерские документы включены в альбомы унифицированных форм, первичные статистические документы утверждены Госкомстатом и т.п.

Формы, разрабатываемые на основе нормативных документов, изменяются в соответствии с изменениями в законодательстве или в отраслевых нормативах.

Если утверждённых форм нет, а ситуация, по поводу которой создаётся документ, является повторяющейся, рекомендуется самим разработать текст такого документа.

Для работы над деловыми бумагами с индивидуальным текстом необходимо предварительно провести три этапа подготовки:

1. Изучить нормативные документы по излагаемому вопросу.

2. Рассмотреть предшествующие документы.

3. Собрать данные для составления текста.

документы необходимые для поступления

1. Заявление
2. Аттестат (подлинник)
3. Паспорт или свидетельство о рождении (копия)
4. Медицинская справка (форма 086/у) с выпиской о прививках
5. Фотографии 3x4 (6 штук)
6. Справка с места жительства с указанием состава семьи
7. Папка - скоросшиватель, 2 файла

Зачисление производится на основе заключения договора

1. без вступительных экзаменов
2. обучение бесплатное
3. бесплатное питание
4. стипендия, льготы сиротам
5. возможность продолжить обучение по сокращенным программам КТЭТ и КТК

Полезные ссылки